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Verfahrensdokumentation Quickcheck

Verfahrensdokumentation Quickcheck

Der Quickcheck übernimmt mehrere Funktionen. Dadurch können Sie den Bedarf an eine Verfahrensdokumentation personalisieren. Sie können das Angebot konkretisieren und erheben Informationen.

Dafür ist der Fragebogen allgemein gehalten. So können Sie ihn ohne Anpassungen an alle Mandanten versendet. Belegen Sie für bestehende den Test vor.

Durch die Fragen schätzen Sie den Umfang der Aufgabe (Einführung einer Verfahrensdokumentation) beim Mandanten ab.

Informationen sammeln

Es werden zum Beispiel folgende Fragen gestellt:

☐ Wir setzen ersetzendes Scannen ein.
☐ Wir haben ein dokumentiertes Internes-Kontroll-System.

Durch die Fragen sammeln Sie Informationen, die relevant für das Angebot sind. Sie fragen bereits vorhandene Dokumente beim Mandanten ab. Der Quickcheck untersucht IT-Experten und das Thema IT-Sicherheit. Durch die Antworten können Sie auf die IT-Komplexität rückschließen.

Pauschale Angebot sind für Sie und Ihren Mandanten gefährlich. Denn der Aufwand für die Einführung einer Verfahrensdokumentation ist sehr unterschiedlich. Es dauert von einer halben Stunde bis zu mehren Tagen. Erst wenn Sie die IT-System und Rechnungslegung kennen, können Sie ein angemessenes Angebot unterbreiten.

Problem konkretisieren

Auf der anderen Seite bekommt der Mandant das Thema konkretisiert. In der Auswertung wird als erstes die Prüfungswahrscheinlichkeit ermittelt. Es wird die IT-Komplexität abgeschätzt. Und schließlich die Reife der Rechnungslegung bestimmt.

Der Mandanten bekommt zudem Handlungsempfehlungen und Optimierungspotenziale aufgezeigt. Dies ermöglichen kurze Fragen in nachfolgender Form.

☐ Wir haben mindestens eine Registrierkasse.
☐ Wir nutzen einen Online-Cloud-Speicher.

Quickcheck automatisieren

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Business Modell zur Verfahrensdokumentation

Business Modell zur Verfahrensdokumentation

Effizienz

Schlüsselpartner bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation ist vor allem der IT-Experte des Mandanten. Die Abschnitte System- und Betriebsdokumentation können nur gemeinsam erstellt werden. Sie sollten den IT-Experten des Mandanten und andere Geschäftspartner für DV-Anwendungen daher frühzeitig einbeziehen. Ein anderer wichtiger Schlüsselpartner ist der Steuerberaterverband, der Sie und Ihre Mitarbeiter praxisnah schult. Durch ihn bekommen Sie aktuelle Arbeitshilfen.

Bei der Verfahrensdokumentation müssen Sie planen, analysieren, erstellen und präsentieren. Mitarbeiter können im Hintergrund oder Vordergrund zuarbeiten. Allerdings sollten Sie die Mitarbeiter vorweg schulen.

In der Regel werden Word und Excel für die Erstellung ausreichen. Die Vorlagen sind so konzipiert, dass Sie die Verfahrensdokumentation für Standardfälle schnell erstellen können.

Wollen Sie die Erstellung weiter automatisieren bietet sich die Tools HOTDocs (800 $), TheFormTool PRO (89 $) oder pathagoras (25 $ je Monat) an. Die Einrichtung und Lernschwelle sind aber trotz der guten Anwendungen und Vorlagen nicht zu unterschätzen.

Daneben werden Sie mit dem Mandanten mehrere Schriftwechsel, Interviews und Abschlusspräsentationen machen.

In Sachen Haftung rentieren sich Rücksprachen mit Ihrem Hausanwalt und der Versicherung. Denn die Haftung orientiert sich sicherlich daran, wie Sie mit Ihrem Mandanten den Vertrag ausgestalten. Unterstützen Sie Ihn bei der Einführung der Verfahrensdokumentation oder schulden Sie die fertige Verfahrensdokumentation? Die Versicherung wird Ihnen hochwahrscheinlich eine Schadensdeckung bei dieser Art von Leistungserbringung bestätigen.

Wertschöpfung

Mit der Verfahrensdokumentation erfüllt ihr Mandant eine Dokumentationspflicht. Dadurch hat er eine bessere Ausgangsposition in Betriebsprüfungen. Hinzuschätzungen bedrohen den Mandanten durch die summarische Risikoprüfung vermehrt. Das Prüfrisiko ist auch bei kleinen Mandanten nicht zu unterschätzen.

Durch die Verfahrensdokumentation werden die Abläufe in dem Mandantenunternehmen sicherer. Denn die Verantwortlichkeiten werden den Mitarbeitern eindeutig zugewiesen. Der Mandant ist nicht mehr in dem Maß von Kopfmonopolen abhängig. Durch Funktionstrennungen sinkt die Anfälligkeit der Verfahren in Unternehmen.

Im Zuge der Verfahrensdokumentation-Erstellung werden Prozesse hinterfragt und verbessert. Gewachsene Ineffizienzen werden erkannt und können beseitigt werden. Prozesse, die Geschäftsvorfälle nicht richtig abbilden, können angepasst werden.

Dadurch vermindert sich zusätzlich das Risiko in Betriebsprüfungen. Außerdem werden andere externe Risiken, wie die Betrugsanfälligkeit, gemindert. Insbesondere die IT stellt oft eine offene Türe für Verbrecher dar. Dieses Risiko sollte nicht unterschätzt werden.

Durch die Verfahrensdokumentation gewinnt Ihr Mandant Transparenz über die Abläufe in seinem Unternehmen. Das ist in Zeiten der Digitalisierung existenziell. Nur so lassen sich Automatisierungspotenziale bergen und neue Wege finden.

Last but not least wird der Mandant an das Thema Tax Compliance herangeführt. Dieses wird in den nächsten Jahren an Bedeutung gewinnen, da die manuellen Tätigkeiten weitgehend automatisiert werden. In dieser automatisierten Welt, müssen Gesetze dennoch eingehalten werden. Dabei wird dem Mandanten alleine der Steuerexperte helfen können.

Emotionale Seite

Sie werden bei der Einführung der Verfahrensdokumentation mit dem Mandanten und seinen Mitarbeitern Kontakt haben via:

  • Post oder E-Mail
  • Telefon (eventuell virtuelle Konferenz)
  • persönlich in Interviews

In der Mandanteninformation (oder im Newsletter) können Sie Ihre Mandanten sensibilisieren. Das Thema eignet sich auch für Mandantenveranstaltungen oder Webinare. Mit Akquise-Veranstaltungen oder über die Internetseite erreichen Sie potenzielle Neumandate.

Sie werden technik-affine Mandate leichter erreichen. Denn diese Gruppe hat bereits häufig ein Problem-Bewusstsein. Kleine Mandanten, die im Fokus der Betriebsprüfung sind, stellen eine weitere Gruppe dar. Diese sollten wegen des erhöhten Risikos leicht zugänglich sein. Bei mittelgroßen Mandaten sollte der Geschäftsführer bereits aus anderen Gründen ein berechtigtes Interesse an einer Verfahrensdokumentation haben.

Kosten

Ihr Honorar sollte von folgenden Faktoren abhängen:

  • Anzahl der DV-Systeme und der „customizied“ Lösungen
  • Komplexität und Reife der IT und Rechnungslegung
  • Organisationsstruktur
  • Mitarbeiteranzahl

Die ersten beiden Faktoren repräsentieren das Risiko einer fehlenden Verfahrensdokumentation. Bei komplexen DV-und Rechnungslegungssystemen wird der Betriebsprüfer die Verfahrensdokumentation in jedem Fall einfordern. Die beiden letzten Faktoren hängen stark mit der Wertschöpfung beim Mandanten zusammen. Die Verfahrensdokumentation gewinnt bei mehr Mitarbeitern an Wert. Auf Ihrer Seite sind alle Faktoren Kostenrisiken.

Erträge

Mit der go-digital-Förderung wird die Verfahrensdokumentation mit bis zu 80 % gefördert. Leider hat das Ministerium in letzter Sekunde die Förderung so angepasst, dass diese Förderung für kleine Unternehmen nicht mehr geeignet sind. Denn das Unternehmen muss zwei IT-Sicherheitstage nachweisen, wenn es die Förderung beanspruchen will. Mehr Informationen finden Sie auf der Internetseite des BMWi unter https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Digitale-Welt/foerderprogramm-go-digital.html.

Eine Förderung die Einsetzbar erscheint ist die BAFA Förderung.

Unterschätzen Sie den Folgegewinn nicht. Da die Prozesse beim Mandanten optimiert sind, steigen Ihre Gewinne für Buchhaltung und Jahresabschluss. Sie entwickeln Ihre Mitarbeiter in eine zukunftsfähige Richtung weiter fort.

Sunzi für Steuerberater

Sunzi für Steuerberater

Eine zentrale Rolle für die Strategie bei Sunzi spielen der Himmel und die Erde.

Rahmenbedingungen

Himmel bedeutet Nacht und Tag, Kälte und Hitze, Tageszeit und Jahreszeit.

Es ist wichtig die Rahmenbedingungen, wie den Markt, im Auge zu behalten und seine Strategie daraufhin auszurichten.

Ganzheitlichkeit

Erde umfasst große und kleine Entfernungen, Gefahr und Sicherheit, offenes Gelände und schmale Pässe, die Unwägbarkeit von Leben und Tod.

Strategien müssen ganzheitlich sein. Bei der Planung sind Unsicherheiten zu berücksichtigen.

Flexibilität

In deinen Regeln und Plänen sollte es keine Starrheit geben (...) Opportunismus und Flexibilität dagegen (…) [sind] militärische, keine zivilen Tugenden.

Früher wurden langfristige Strategien erarbeitet und dann versucht, diese unveränderbar durchzusetzen. Durch die geänderten Rahmenbedingungen (Hyperwettbewerb), geht die Managementliteratur heute davon aus, dass Strategien veränderbar bleiben müssen. Sie müssen Platz für Opportunismus lassen. Wenn sich eine Chance ergibt, muss die Strategie angepasst werden und genutzt werden.

Nach D'Aveni führt der Hyperwettbewerb dazu, dass:

  • Wettbewerbsvorteile schneller verloren gehen,
  • Markteintrittsbarrieren schneller abgebaut werden,
  • Flexibilität und Agilität im Wettbewerb wichtiger werden.
  • Die Langfristplanung nimmt in ihrer Bedeutung ab,
  • die Stärken und Schwächenanalysen haben weniger Aussagekraft, denn es muss permanent nach neuen Chancen gesucht werden.

Opportunismus

Solltest du nicht versäumen, dich aller hilfreichen Umstände, die über die üblichen Regeln hinausgehen, zu bedienen und deine Pläne entsprechend anzupassen.

Dieser Hinweis kann als Aufruf zu flexiblem Opportunismus verstanden werden oder auch als Warnung vor einer vorlagengetriebenen Strategieentwicklung. Denn Letztere versäumt es meist, die wahren Herausforderungen und Chancen zu isolieren. Dieser Trend in der jüngeren Vergangenheit ist nach Rumelt oft dafür verantwortlich, dass es so viele schlechte Strategien gibt. Andere Problemfelder sind:

  • Oft wird Strategie mit Leerformeln verwechselt.
  • Strategie ist nicht die Ergebnisformulierung von Taktiken.
  • Es fehlt der Brückenschlag zwischen Ober- und Unterzielen.

Planung

Der General (...) stellt vor dem Kampfe im Geiste viele Berechnungen an.

Sunzi nennt die Planung als eines der wichtigsten Elemente in der Kunst des Krieges. In fast nahezu jeder Definition zur Strategie findet sich die Planung als wichtiges Element, so beispielsweise auch bei Mintzberg. Aber Sunzi warnt davor, die Pläne und Regeln zu starr werden zu lassen.

List

Jede Kriegsführung gründet auf Täuschung. (...) wenn wir nahe sind, müssen wir den Feind glauben machen, dass wir weit entfernt sind; wenn wir weit entfernt sind, müssen wir ihn glauben machen, dass wir nahe sind.

Ein Plan kann nach Mintzberg auch eine List sein. Dank dieser können Konkurrenten ausgetrickst werden. Diese Interpretation der Strategie hat Mintzberg in seine "Fünf P's" aufgenommen. Mintzberg unterscheidet in seiner Definition übrigens zwischen intendierten und emergenten Strategien. So gibt es neben den im Vorfeld geplanten Strategien auch Muster, die sich erst aus dem Unternehmen herausbilden und sich zu einer Strategie formen.

Stärken und Schwächen

Wenn du den Feind und dich selbst kennst, brauchst du den Ausgang von hundert Schlachten nicht zu fürchten.

In einer Strategiefindung ist es unerlässlich die eigenen Stärken und Schwächen (sich selbst) zu kennen. Daher hat sich die SWOT-Analyse zu einem der wichtigsten Tools des Management-Werkzeugkastens entwickelt. Es stellt in der ersten Zeile die internen Stärken und Schwächen gegenüber. Besonders wichtig ist dabei die Diagnose der Stärken, die in Unternehmen oft vernachlässigt wird. Diese Planungsgrundlage bleibt wichtig, auch wenn Stärken- und Schwächenanalysen in ihrer Aussagekraft abnehmen, weil sich die Rahmenbedingungen schneller als früher ändern.

Potenzial

In den Plänen des weisen Führers fließt die Betrachtung von Vorteilen und Nachteilen zusammen.

Die SWOT-Analyse berücksichtigt die Chancen und Risiken in der zweiten Zeile. Ein Werkzeug, das die Marktorientierung weiter in den Fokus rückt, ist die sogenannte "BCG-Matrix" der Boston Consulting Group.

Sie bildet den relativen Marktanteil in Abhängigkeit zum Marktwachstum ab und leitet daraus Normstrategien ab.

  • Question Marks zeichnen sich durch einen geringen Marktanteil, aber hohes Wachstumspotenzial aus. Die Empfehlung ist, zu investieren oder das Produkt aufzugeben.
  • Stars haben einen hohen Marktanteil und versprechen weiteres Wachstum. Sie gelten als vielversprechendste Produkte, und eine Investitions- oder Abschöpfungsstrategie sollte verfolgt werden.
  • Cashcows haben einen hohen relativen Marktanteil in einem nur geringfügig wachsenden Markt. Daher ist der Preiswettbewerb die Strategie der Wahl.
  • Poor Dogs haben weder einen hohen Marktanteil noch ein hohes Wachstum und es sollte desinvestiert werden.

Allerdings geht von letzterem Werkzeug eine große Gefahr aus. Denn es setzt voraus, dass die Produkte und ihre Wertschöpfung vergleichbar sind. Aber gerade im Dienstleistungssektor sind die Produkte so vielfältig, dass sie kaum verglichen werden können.

Markt

Eine Armee kann ohne Mühe große Entfernungen überwinden, wenn sie durch Gebiete marschiert, in denen der Feind nicht ist.

Eine Strategiedefinition, die diesen Umstand berücksichtigt und marktorientiert ist, ist die von Porter. Er definiert Strategie als "das Schaffen einer einzigartigen und werthaltigen Marktposition unter Einschluss einer Reihe differenter Geschäftstätigkeiten." Es gilt sich am Markt so zu positionieren, dass man nicht im direkten Wettbewerb zu seinen Konkurrenten steht. Denn nur dann kann man die größte Leistung nach Sunzi vollbringen.

Alleinstellungsmerkmal

Die größte Leistung besteht darin, den Widerstand des Feindes ohne einen Kampf zu brechen.

Die beste Strategie ist es werthaltige Alleinstellungsmerkmale am Markt zu finden und diese nachhaltig verteidigen zu können. Denn dann kann der Wettbewerber ohne Kampf gebrochen werden.
Die Alleinstellungsmerkmale hängen einerseits von der Konkurrenz, andererseits vom Kunden und der Wertschöpfung bei diesem ab. So gesehen sind unter "Feinden" am Markt nicht nur die Konkurrenten, sondern auch die Kunden zu verstehen.

Wettbewerber

Doch die Pläne des Feindes sind durch Spione und nur durch sie zu ermitteln.

Steuerberater sollten Nichtmandanten ein besonderes Gehör schenken. Welche Wünsche befriedigen die Wettbewerber? Einen anderen Weg stellt sicherlich der "Keyword Planer" von Google dar. Hier kann man zum einen herausfinden, was die potenziellen Mandanten bewegt und zum anderen, wie sich die Wettbewerber aufstellen. Eine andere Quelle stellen Umfragen von Kammern, Verbänden oder Softwarehäusern dar.

Kompromisse

Er opfert etwas, damit der Feind danach greift. Indem er Köder auslegt, hält er ihn in Bewegung.

Nach Porter verlangt strategische Positionierung einen Kompromiss im Wettbewerb. Es geht insbesondere darum, was nicht gemacht wird. Gewinne in einem bestimmten Bereich können oft nur erzielt werden, wenn sie in einem anderen Bereich aufgegeben werden.

Effektivität

Benutze die Wissenschaft der schwachen und starken Punkte, damit der Vorsturm deiner Armee den Feind trifft, als würde ein Mahlstein auf ein Ei treffen!

Es sind die Herausforderungen, auf die man sich konzentrieren sollte, deren Ergebnisse sich mit einer Hebelwirkung vervielfältigen lassen. Will man eine Marktposition daher nachhaltig einnehmen, so ist es keine gute Idee, die Effizienz in den Vordergrund zu stellen. Denn an dieser Stelle sind relative Vorteile schnell kopierbar. Aus Wettbewerbssicht ist es wichtiger, sich auf Effektivitätsvorteile zu konzentrieren.

Drucker erklärt den Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität als "doing the right things" einerseits und "doing things right." andererseits. Denn was hilft es etwas bestmöglich zu machen, wenn es überhaupt nicht gemacht werden sollte?

Führungskräfte sollten insbesondere die Effektivität im Auge haben, die Manager haben das Effizienzkriterium als notwendige Nebenbedingung. Nach Rumelt ist eine gute Strategie eine stimmige und begründete Maßnahme. Sie ist eine effektive Mischung aus Überlegung und Handlungen mit einer bestimmten Struktur. In der Quintessenz besteht sie aus mindestens drei Elementen (den Strategiekernen):

  1. Diagnose (explizite Formulierung der wichtigsten Herausforderungen).
  2. Leitlinien, wie diese Herausforderungen gemeistert werden können.
  3. Ein kausal abgestimmtes Maßnahmenpaket, das geeignet ist, Punkt 2 zu erfüllen.
    Das dritte Element wird von Managern vorgeschlagen, während die beiden ersten Elemente Domäne der Führungskräfte sind.

Die beste Strategiedefinition, die mir bei meiner Recherche (neben Sunzi) begegnet ist, kommt ebenfalls von Rumelt: "Strategy comes from identifying one or two critical issues in the situation - the pivotal points that can multiply the effectiveness of effort - then focusing and concentrates action and resources on them."

Netzwerke

Schließe dich in Gegenden, wo sich große Straßen kreuzen, mit Deinen Verbündeten zusammen.

Die Digitalisierung öffnet viele große Straßen, die alle in unserem Beruf münden. Nur gemeinsam werden wir unseren Berufsstand am europäischen und digitalen Markt verteidigen können. Programme, wie die nachhaltige Steuerkanzlei, sind in den heutigen Zeiten unverzichtbar. Denn, wie schon Sunzi sagte:

Im Frieden bereite dich auf den Krieg vor, im Krieg bereite dich auf den Frieden vor.
Die Kunst des Krieges ist für den [Steuerberater] (...) von entscheidender Bedeutung.
Sie ist eine Angelegenheit von Leben und Tod, eine Straße die zur Sicherheit oder in den Untergang führt. Deshalb darf sie unter keinen Umständen vernachlässigt werden ....

Gut ist die Planung, …

Gut ist die Planung, …

... aber die Erfüllung schwer. So kann der bisherige Projektverlauf frei nach Goethe beschrieben werden. Dabei hatte ich bei der Umsetzung keine inhaltlichen Schwierigkeiten, sondern ganz normale Alltägliche. Dennoch lohnt sich bereits eine erste Zwischenbilanz. Außerdem muss ich die Planung anpassen.

Der Steuerberater-Alltag

Ein Klassiker, in der ersten Jahreshälfte haben mich verschiedene Gründe auf Trab gehalten:

  • Mandantenwünsche
  • die Digitalisierung meiner anderen Kanzlei
  • viele Vorträge (zur Digitalisierung)
  • ein Seminar an der Uni
  • eine große private Veränderung (ich werde Vater)

Und so blieb mein Plan bis jetzt unerfüllt. Der Alltag hat mein Leben bestimmt und mir kaum Zeit für das Projekt gelassen. Ein typisches Steuerberater-Problem. Die allergrößte Gefahr! Denn die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran. Sie nimmt keine Rücksicht auf unseren persönlichen Terminkalender. Ich muss meinen Plan anpassen, besser in meinen Alltag terminieren und mehr Fahrt aufnehmen.

Status-quo

Seit dem Meilenstein eins ist die Internetseite online. 1.343 Seiten wurden (nicht von mir) seit Januar aufgerufen.

588 davon bereits im Januar, danach ging es bis Mai mit 111 bergab. 53 % der Besucher fanden die Seite über eine Suchmaschine organisch. 11 % sind über eine fremde Seite auf die Homepage gestoßen. Insbesondere der erste Zugangsweg belohnt aktuellen Content. Durch die Zwangspause ist der Kanal eingetrocknet. Zeit ihn wieder mit Content zu versorgen.

Ein Großteil (55 %) der Besucher benutzen ein Tablet oder Mobiltelefon. 70 % davon benutzten iOS. Dies zeigt den Trend "mobile First". Immer mehr nutzen zum Surfen ein mobiles Gerät. Daher sollten Internetseiten für solche Geräte optimiert sein.

49,6 % der Besucher kamen über die Startseite. Rund ein Viertel schauten sich danach einen Beitrag an. Danach lasen immerhin 66 % einen weiteren Artikel. Die mittlere Verbleibenszeit ist mit 1:30 min. durchschnittlich. Das liegt an der hohen Absprungrate. An dieser Stelle muss optimiert werden. Das ist auch eine gute Trockenübung für das erste Steuerprojekt.

Rund 32 % der Besucher kehren wieder zurück. Sie haben also Interesse, ob sich was Neues getan hat. Endlich werden sie belohnt.

Die meisten Besucher (80 %) kamen aus Deutschland. Aber warum sollten ausländische Benutzer die Seite besuchen? Dafür gibt es mehrere Gründe. So ist Digitalisierung ein globales Phänomen. Aber auch andere Entwicklungen im Internet sind ein Grund dafür:

Gegen Bots ist kein Kraut gewachsen

Ich habe WordPress mit mehreren Maßnahmen abgesichert. Das war auch gut so. Denn 53 Fake-User und mehrere Angriffe zeugen davon, dass selbst kleine Seiten im Fadenkreuz von Verbrechern liegen.

Natürlich sitzen dabei keine Hacker vor ihrem Rechner und versuchen die Seite zu übernehmen. Sondern Programme nutzen bekannte Sicherheitslücken der Software oder Schwächen der Administratoren. Dies geschieht über Bots, die das Internet durchforsten und versuchen einzubrechen.

Ebenso haben Bots Dokumente über E-Mail downgeloadet. Bei der Auswertung von Statistiken muss dies bedacht werden.

Anpassung Planung

Mehr Zeit in das Projekt zu investieren wäre illusorisch. Das Projekt einfach nach hinten zu verschieben wäre gefährlich (s.o.). Also was nun machen?

Die Meilensteine zwei und drei ergänzen sich. Daher vertausche ich die Beiden in der Planung. Somit kann ich mehr Synergien bergen. Im Sommer arbeiten zwei Praktikanten in der Kanzlei, diese versuche ich im Projekt einzuspannen. Zudem übergebe ich kleine Bausteine an unsere Werkstudentin. Weil ich in den letzten Monaten mein Budget nicht belastet habe, kann ich es teilweise dafür einsetzen. Das muss ich in der Planung nun berücksichtigen.

Auf die Plätze, go Digitalisierung!

 

 

 

Kanzleifunk 29: Und sie digitalisiert sich doch – mit StB Dr. Thomas Späth

Kanzleifunk 29: Und sie digitalisiert sich doch – mit StB Dr. Thomas Späth

Thomas Späth baut eine Kanzlei nach seinem Verständnis der Digitalisierung auf. Er forscht zum Thema, hat devatax mit entwickelt und sieht in der Blockchain die kommende Revolution, von der wir dachten, sie sei mit dem Internet schon verwirklicht. Besonders interessant: Er zeigt, wie sich die Digitalisierung auch in der Steuerberatung ganz konkret umsetzen lässt.

Das komplette Interview finden sie hier.

Go Digitalisierung

Go Digitalisierung

Meilenstein eins befasst sich mit der Definition von Digitalisierung. Zu Beginn stelle ich Werkzeuge zur Planung und Umsetzung digitaler Projekte vor. Diese Tools werden später auch bei der Musterkanzlei eingesetzt. Daher erläutere ich die Gründe für die Entscheidungen und die damit verbundenen Probleme.

Planung

Ausgangspunkt ist ein Problem, das jeder Steuerberater kennt. Neben der täglichen Arbeit sind noch viele andere Themen entscheidend. Für diese Themen bleibt nur wenig Zeit. Man läuft daher Gefahr, diese Themen zu schieben. Sie sind aber wichtig. Eine gute Planung schafft die Ressourcen dafür.

Ein gutes Tool für diesen Zweck ist Trello. Es eignet sich insbesondere bei großen und vielen Projekten. In Trello werden Projekte oder ihre Aufgaben als Karten dargestellt. Hier können auch Checklisten und Fristen angeheftet werden. Über Farben können die Karten weiter beschrieben werden. Die Karten werden dann in Abhängigkeit vom Status in Listen aufbewahrt. Die Reihenfolge der Karten gibt die Prioritäten der Aufgaben an. Dadurch ist eine Zusammenarbeit sehr gut möglich. Probieren wir es aus!

Taxenius ist ein Megaprojekt. Daher eignet sich das Tool hier gut. Wollen Sie ihre Kanzlei digitalisieren, gilt gleiches. Trello hilft, die Projekte mit Erfolg durchzuführen.

Für das Projekt habe ich ein Board erstellt. Hier zeigen die Karten die einzelnen Aufgaben im Meilenstein an. Die Meilensteine werden dabei durch Farben angezeigt. Auf den Karten habe ich Checklisten verknüpft. Die einzelnen Punkte der Checkliste zeigen dabei die Schritte an, um die Aufgabe zu erfüllen. Damit können sie den Fortschritt bei den einzelnen Aufgaben verfolgen.

Das Board für dieses Projekt habe ich veröffentlich. In meinem Trello-board können Sie daher die Projektplanung und die Fortschritte verfolgen. Oder hinterlassen sie mir Kommentare auf meinem Weg. Das ist Digitalisierung 😉

Internet

Meine Definition für Digitalisierung fordert Flexibilität. Noch wichtiger ist client experience. Das stellt neue Herausforderungen an den digitalen Auftritt.

Denn in dieser Welt ist kein Platz für statisch designte Visitenkarten. Viel wichtiger sind schnelle Anpassungen. Der Auftritt muss nicht durchgeplant sein, sondern sich mit dem Kunden entwickeln. Dennoch sollte die Seite ansprechend sein. Auch müssen Mitarbeiter ohne großen Aufwand die Seite pflegen können. Dabei sollte Freude zum Experimentieren aufkommen. Da das Handy für Kunden immer wichtiger wird, muss "Mobile First" gelten. Das heißt die Anzeige und Inhalte sind auf Smartphones optimiert. Schließlich muss die Seite sicher sein und zwar sowohl rechtlich auch als technisch.

Es gibt zahlreiche Ansätze für die Umsetzung von Internetseiten. Erstens Content Management Systeme, ihre Stärke liegt in ihrem strukturellen Ansatz. Zwar können sie dadurch Inhalt und Darstellung gut trennen. Auf der anderen Seite sind die Strukturen in Stein gemeisselt und die Einrichtung ist teuer. Zusätzlich führen die festen Vorgaben zu hohen Schulungskosten. Das ist alles Andere als flexibel. Noch gravierender ist dieser Nachteil bei Shop-Systemen. Sie eignen sich für Händler von Waren, nicht aber für Dienstleister. Sehr einfach und flexibel sind dagegen Blog Systeme. Ursprünglich wurden sie für Hobby Redakteure entworfen. Dadurch vereinen sie alle wichtigen Eigenschaften für unser Projekt. Sie sind einfach, unkompliziert und sehr flexibel. Es gibt viele Erweiterung, die zum Ausprobieren einladen. Und das oft zu digitalen Themen. Damit werden sie zu wertvollen Hilfen in einem für uns anspruchsvollen Feld.

Rechtskram

Die Gesetze geben uns einen Rahmen vor. Wer die Grenzen und Anforderungen daraus nicht kennt, wird bestraft.

Pflichtangaben

Mittlerweile ist allgemein bekannt, dass jede digitale Präsenz ein Impressum braucht. Egal ob eine Internetseite, ein Facebook Profil oder ein Twitter Feed das Impressum darf nie fehlen. Es muss auf jeder Unterseite verlinkt sein und seine Inhalte sind genau vorgeschrieben. Dabei helfen kostenlose Tools, wie von E-Recht24.

Wir Steuerberater sind ein besonders Volk. Daher gelten für uns zusätzliche Regelungen. Werden Angaben vergessen, so drohen Abmahnungen. Geschäftsbriefe können auch digital sein. So sind viele E-Mails unerkannt Geschäftsbriefe und als solche gelten bestimmte Pflichtangaben.

Bilder

Menschen schauen lieber Bilder an, als Texte zu lesen. Daher wird die Digitalisierung ohne Bilder kaum möglich sein. Bei Bildern im Internet ist allerdings Vorsicht geboten. Es hat sich eine ganze Industrie herausgebildet, die nur wartet, dass sie einen Fehler machen. Denn die Nutzungsrechte bei Bildern sind komplex, und kostenlos kann schnell teuer werden.

Fotolia und Co bieten günstige Bilder an. Aber Vorsicht! Die meisten Anbieter verlangen dennoch die Nennung des Künstlers. Oft ist der Name anzugeben, manchmal nur bei redaktionellen Inhalten und selten kann darauf ganz verzichtet werden. Ich habe hier eine weniger bekannte Datenbank für Bilder gewählt.

Auch für eigene Fotos gelten Regeln. So sollte von allen Personen, die im Mittelpunkt der Bilder stehen, eine schriftliche Genehmigung eingeholt werden. Das gilt insbesondere für Mitarbeiter. Was passiert denn im Falle einer Kündigung?

Datenschutz

Und schließlich werden die Daten im Internet aus der ganzen Welt in die ganze Welt geschickt. Der Luxus der einfachen Vernetzung verpflichtet. Denn als Steuerberater vertrauen uns Mandanten ihre persönlichen Daten an. Daher sind wir verpflichtet diese Daten zu schützen. Sobald wir neue Technologien einsetzen, so müssen wir genau wissen, was mit diesen Daten wo passiert. Wenn wir die Daten in fremde Hände geben, weil wir einen digitalen Helfer engagieren, so müssen wir diesen zur Sorgsamkeit verpflichten.

Fragen wir Daten auf der Homepage ab, so müssen wir an einiges denken. Dabei reicht schon eine E-Mail-Adresse für den Mandantenbrief.

  • Wir müssen dann verhindern, dass kein Anderer zuhört. Das kann man mit einer SSL-Verschlüsselung.
  • Eine schriftliche Vereinbarung zwischen uns und dem Service Anbieter haben. Bei einer eigenen Lösung mindestens zwischen uns und dem Provider.
  • Wir müssen dokumentieren, was mit den Daten passiert. Dabei getroffenen Sicherheitsmaßnahmen sind festzuhalten.
  • Wir müssen unseres Mandanten fragen, ob das in Ordnung geht. Dafür gibt es übrigens Datenschutzerklärungen.

Das resultiert schon aus unseren Berufspflichten. Es folgt aber auch aus dem Datenschutz Gesetz und eine Nichteinhaltung wird hoch bestraft. Die Regeln gelten daher nicht nur für uns, sondern auch für alle Unternehmen.

Dürfen wir Anbieter im Ausland für diese Dienste verwenden? JEIN, nur falls wir oben gesagtes versichern können. Woher wissen wir aber, ob die Gesetze im Ausland die Bedingungen erfüllen?

  • Dank der EU Datenschutz Reform ist das in der EU spätestens ab dem 25. Mai 2018 sicher.
  • Bei Unternehmen aus den USA, dann, wenn diese nach dem Privacy Shield zertifiziert sind. Eine Liste mit solchen Unternehmen ist im Netz verfügbar.

Die obigen Verpflichtung gelten auch in diesen Fällen alle. Auf die Plätze, fertig, go Digitalisierung.

Tool

Aus vielen Blog Systemen habe ich mich für WordPress entschieden. Ein Vorteil von WordPress liegt in seiner hohen Verbreitung:

  • Daher entwickeln viele Programmierer das System fort.
  • Das ist auch der Grund, warum eine große Auswahl an Vorlagen zur Verfügung stehen. Oder viele Designer diese Aufgabe übernehmen können.

Ebenfalls gut ist, dass die Zielgruppe keine Profis sind.

  • Deshalb sind teure Schulungen ein No-go.
  • Und es werden keinerlei technischen Fähigkeiten vorausgesetzt.

Auf der anderen Seite bringt die hohe Verbreitung Probleme. Die Folge sind automatisierte Angriffe. Hier können Plug-Ins oder Anbieter, die die technische Pflege übernehmen, Abhilfe schaffen. Ich habe mich letzt endlich für ein Plug-In entschieden. Es kümmert sich um die Gefahren. Dennoch ist ein sorgsamer Umgang mit den Passwörtern notwendig. Die Passwörter sollten mindestens aus 10 Zeichen, Groß- und Kleinbuchstaben sowie Zahlen und Sonderzeichen bestehen.

Vorlage eines Frame works

Nachdem ich ein Werkzeug gewählt habe, muss ich das Rad - Gott sei dank - nicht neu erfinden. Der Mandant soll sich auf der Homepage wohl fühlen. Das tut er, wenn er sich in seiner gewohnten digitalen Umwelt bewegt. Er will nicht extravagante Benutzerführungen, sondern eine Struktur, die er kennt. Sicherlich hat er aber nichts gegen dezente Akzente.

Zu diesem Zweck, gibt es ein großes Angebot für Vorlagen. Ich habe mich für eine schlichte Variante entschieden. Sie beinhaltet einerseits viele Elemente, mit welchen wir später experimentieren können. Auf der anderen Seite ist sie sehr einfach zu bedienen. Außerdem baut Divi auf gewohnte Elemente für den Nutzer auf.

Diese werden im Web übrigens oft in Frameworks gebündelt. Eines der Bekanntesten wäre Bootstrap, das die Design Elemente von Twitter versammelt. Auch ein Ausfluss der Digitalisierung.

Ready, steady, go Digitalisierung!

Fast am Ziel. Nachdem die Zutaten bekannt sind, brauchen wir noch einen Kochtopf. Einen Platz von welchem aus, wir die digitale Präsenz betreiben können. Ich habe dafür einen Cloud-Provider gewählt. Bei diesem konnte ich den Standort auf Frankfurt in Deutschland eingrenzen. Da er alle wichtigen Zertifikate hat, kann ich darauf vertrauen, dass er eine gewisse Sicherheit bietet.

Damit mich die Besucher erreichen können, gibt es Domains. Vorerst greife ich auf die taxenius.de zurück. Damit nicht jeder meine Besucher ausspionieren kann, habe ich für die Domain ein SSL-Zertifikat eingerichtet. Und los gehts!