Der Quickcheck übernimmt mehrere Funktionen. Dadurch können Sie den Bedarf an eine Verfahrensdokumentation personalisieren. Sie können das Angebot konkretisieren und erheben Informationen.
Dafür ist der Fragebogen allgemein gehalten. So können Sie ihn ohne Anpassungen an alle Mandanten versendet. Belegen Sie für bestehende den Test vor.
Durch die Fragen schätzen Sie denUmfang der Aufgabe (Einführung einer Verfahrensdokumentation) beim Mandanten ab.
Informationen sammeln
Es werden zum Beispiel folgende Fragen gestellt:
☐ Wir setzen ersetzendes Scannen ein.
☐ Wir haben ein dokumentiertes Internes-Kontroll-System.
Durch die Fragen sammeln Sie Informationen, die relevant für das Angebot sind. Sie fragen bereits vorhandene Dokumente beim Mandanten ab. Der Quickcheck untersucht IT-Experten und das Thema IT-Sicherheit. Durch die Antworten können Sie auf die IT-Komplexität rückschließen.
Pauschale Angebot sind für Sie und Ihren Mandanten gefährlich. Denn der Aufwand für die Einführung einer Verfahrensdokumentation ist sehr unterschiedlich. Es dauert von einer halben Stunde bis zu mehren Tagen. Erst wenn Sie die IT-System und Rechnungslegung kennen, können Sie ein angemessenes Angebot unterbreiten.
Problem konkretisieren
Auf der anderen Seite bekommt der Mandant das Thema konkretisiert. In der Auswertung wird als erstes die Prüfungswahrscheinlichkeit ermittelt. Es wird die IT-Komplexität abgeschätzt. Und schließlich die Reife der Rechnungslegung bestimmt.
Der Mandanten bekommt zudem Handlungsempfehlungen und Optimierungspotenziale aufgezeigt. Dies ermöglichen kurze Fragen in nachfolgender Form.
☐ Wir haben mindestens eine Registrierkasse.
☐ Wir nutzen einen Online-Cloud-Speicher.
Quickcheck automatisieren
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... aber die Erfüllung schwer. So kann der bisherige Projektverlauf frei nach Goethe beschrieben werden. Dabei hatte ich bei der Umsetzung keine inhaltlichen Schwierigkeiten, sondern ganz normale Alltägliche. Dennoch lohnt sich bereits eine erste Zwischenbilanz. Außerdem muss ich die Planung anpassen.
Der Steuerberater-Alltag
Ein Klassiker, in der ersten Jahreshälfte haben mich verschiedene Gründe auf Trab gehalten:
Mandantenwünsche
die Digitalisierung meiner anderen Kanzlei
viele Vorträge (zur Digitalisierung)
ein Seminar an der Uni
eine große private Veränderung (ich werde Vater)
Und so blieb mein Plan bis jetzt unerfüllt. Der Alltag hat mein Leben bestimmt und mir kaum Zeit für das Projekt gelassen. Ein typisches Steuerberater-Problem. Die allergrößte Gefahr! Denn die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran. Sie nimmt keine Rücksicht auf unseren persönlichen Terminkalender. Ich muss meinen Plan anpassen, besser in meinen Alltag terminieren und mehr Fahrt aufnehmen.
Status-quo
Seit dem Meilenstein eins ist die Internetseite online. 1.343 Seiten wurden (nicht von mir) seit Januar aufgerufen.
588 davon bereits im Januar, danach ging es bis Mai mit 111 bergab. 53 % der Besucher fanden die Seite über eine Suchmaschine organisch. 11 % sind über eine fremde Seite auf die Homepage gestoßen. Insbesondere der erste Zugangsweg belohnt aktuellen Content. Durch die Zwangspause ist der Kanal eingetrocknet. Zeit ihn wieder mit Content zu versorgen.
Ein Großteil (55 %) der Besucher benutzen ein Tablet oder Mobiltelefon. 70 % davon benutzten iOS. Dies zeigt den Trend "mobile First". Immer mehr nutzen zum Surfen ein mobiles Gerät. Daher sollten Internetseiten für solche Geräte optimiert sein.
49,6 % der Besucher kamen über die Startseite. Rund ein Viertel schauten sich danach einen Beitrag an. Danach lasen immerhin 66 % einen weiteren Artikel. Die mittlere Verbleibenszeit ist mit 1:30 min. durchschnittlich. Das liegt an der hohen Absprungrate. An dieser Stelle muss optimiert werden. Das ist auch eine gute Trockenübung für das erste Steuerprojekt.
Rund 32 % der Besucher kehren wieder zurück. Sie haben also Interesse, ob sich was Neues getan hat. Endlich werden sie belohnt.
Die meisten Besucher (80 %) kamen aus Deutschland. Aber warum sollten ausländische Benutzer die Seite besuchen? Dafür gibt es mehrere Gründe. So ist Digitalisierung ein globales Phänomen. Aber auch andere Entwicklungen im Internet sind ein Grund dafür:
Gegen Bots ist kein Kraut gewachsen
Ich habe WordPress mit mehreren Maßnahmen abgesichert. Das war auch gut so. Denn 53 Fake-User und mehrere Angriffe zeugen davon, dass selbst kleine Seiten im Fadenkreuz von Verbrechern liegen.
Natürlich sitzen dabei keine Hacker vor ihrem Rechner und versuchen die Seite zu übernehmen. Sondern Programme nutzen bekannte Sicherheitslücken der Software oder Schwächen der Administratoren. Dies geschieht über Bots, die das Internet durchforsten und versuchen einzubrechen.
Ebenso haben Bots Dokumente über E-Mail downgeloadet. Bei der Auswertung von Statistiken muss dies bedacht werden.
Anpassung Planung
Mehr Zeit in das Projekt zu investieren wäre illusorisch. Das Projekt einfach nach hinten zu verschieben wäre gefährlich (s.o.). Also was nun machen?
Die Meilensteine zwei und drei ergänzen sich. Daher vertausche ich die Beiden in der Planung. Somit kann ich mehr Synergien bergen. Im Sommer arbeiten zwei Praktikanten in der Kanzlei, diese versuche ich im Projekt einzuspannen. Zudem übergebe ich kleine Bausteine an unsere Werkstudentin. Weil ich in den letzten Monaten mein Budget nicht belastet habe, kann ich es teilweise dafür einsetzen. Das muss ich in der Planung nun berücksichtigen.
Meilenstein eins befasst sich mit der Definition von Digitalisierung. Zu Beginn stelle ich Werkzeuge zur Planung und Umsetzung digitaler Projekte vor. Diese Tools werden später auch bei der Musterkanzlei eingesetzt. Daher erläutere ich die Gründe für die Entscheidungen und die damit verbundenen Probleme.
Planung
Ausgangspunkt ist ein Problem, das jeder Steuerberater kennt. Neben der täglichen Arbeit sind noch viele andere Themen entscheidend. Für diese Themen bleibt nur wenig Zeit. Man läuft daher Gefahr, diese Themen zu schieben. Sie sind aber wichtig. Eine gute Planung schafft die Ressourcen dafür.
Ein gutes Tool für diesen Zweck ist Trello. Es eignet sich insbesondere bei großen und vielen Projekten. In Trello werden Projekte oder ihre Aufgaben als Karten dargestellt. Hier können auch Checklisten und Fristen angeheftet werden. Über Farben können die Karten weiter beschrieben werden. Die Karten werden dann in Abhängigkeit vom Status in Listen aufbewahrt. Die Reihenfolge der Karten gibt die Prioritäten der Aufgaben an. Dadurch ist eine Zusammenarbeit sehr gut möglich. Probieren wir es aus!
Taxenius ist ein Megaprojekt. Daher eignet sich das Tool hier gut. Wollen Sie ihre Kanzlei digitalisieren, gilt gleiches. Trello hilft, die Projekte mit Erfolg durchzuführen.
Für das Projekt habe ich ein Board erstellt. Hier zeigen die Karten die einzelnen Aufgaben im Meilenstein an. Die Meilensteine werden dabei durch Farben angezeigt. Auf den Karten habe ich Checklisten verknüpft. Die einzelnen Punkte der Checkliste zeigen dabei die Schritte an, um die Aufgabe zu erfüllen. Damit können sie den Fortschritt bei den einzelnen Aufgaben verfolgen.
Das Board für dieses Projekt habe ich veröffentlich. In meinem Trello-board können Sie daher die Projektplanung und die Fortschritte verfolgen. Oder hinterlassen sie mir Kommentare auf meinem Weg. Das ist Digitalisierung 😉
Internet
Meine Definition für Digitalisierung fordert Flexibilität. Noch wichtiger ist client experience. Das stellt neue Herausforderungen an den digitalen Auftritt.
Denn in dieser Welt ist kein Platz für statisch designte Visitenkarten. Viel wichtiger sind schnelle Anpassungen. Der Auftritt muss nicht durchgeplant sein, sondern sich mit dem Kunden entwickeln. Dennoch sollte die Seite ansprechend sein. Auch müssen Mitarbeiter ohne großen Aufwand die Seite pflegen können. Dabei sollte Freude zum Experimentieren aufkommen. Da das Handy für Kunden immer wichtiger wird, muss "Mobile First" gelten. Das heißt die Anzeige und Inhalte sind auf Smartphones optimiert. Schließlich muss die Seite sicher sein und zwar sowohl rechtlich auch als technisch.
Es gibt zahlreiche Ansätze für die Umsetzung von Internetseiten. Erstens Content Management Systeme, ihre Stärke liegt in ihrem strukturellen Ansatz. Zwar können sie dadurch Inhalt und Darstellung gut trennen. Auf der anderen Seite sind die Strukturen in Stein gemeisselt und die Einrichtung ist teuer. Zusätzlich führen die festen Vorgaben zu hohen Schulungskosten. Das ist alles Andere als flexibel. Noch gravierender ist dieser Nachteil bei Shop-Systemen. Sie eignen sich für Händler von Waren, nicht aber für Dienstleister. Sehr einfach und flexibel sind dagegen Blog Systeme. Ursprünglich wurden sie für Hobby Redakteure entworfen. Dadurch vereinen sie alle wichtigen Eigenschaften für unser Projekt. Sie sind einfach, unkompliziert und sehr flexibel. Es gibt viele Erweiterung, die zum Ausprobieren einladen. Und das oft zu digitalen Themen. Damit werden sie zu wertvollen Hilfen in einem für uns anspruchsvollen Feld.
Rechtskram
Die Gesetze geben uns einen Rahmen vor. Wer die Grenzen und Anforderungen daraus nicht kennt, wird bestraft.
Pflichtangaben
Mittlerweile ist allgemein bekannt, dass jede digitale Präsenz ein Impressum braucht. Egal ob eine Internetseite, ein Facebook Profil oder ein Twitter Feed das Impressum darf nie fehlen. Es muss auf jeder Unterseite verlinkt sein und seine Inhalte sind genau vorgeschrieben. Dabei helfen kostenlose Tools, wie von E-Recht24.
Wir Steuerberater sind ein besonders Volk. Daher gelten für uns zusätzliche Regelungen. Werden Angaben vergessen, so drohen Abmahnungen. Geschäftsbriefe können auch digital sein. So sind viele E-Mails unerkannt Geschäftsbriefe und als solche gelten bestimmte Pflichtangaben.
Bilder
Menschen schauen lieber Bilder an, als Texte zu lesen. Daher wird die Digitalisierung ohne Bilder kaum möglich sein. Bei Bildern im Internet ist allerdings Vorsicht geboten. Es hat sich eine ganze Industrie herausgebildet, die nur wartet, dass sie einen Fehler machen. Denn die Nutzungsrechte bei Bildern sind komplex, und kostenlos kann schnell teuer werden.
Fotolia und Co bieten günstige Bilder an. Aber Vorsicht! Die meisten Anbieter verlangen dennoch die Nennung des Künstlers. Oft ist der Name anzugeben, manchmal nur bei redaktionellen Inhalten und selten kann darauf ganz verzichtet werden. Ich habe hier eine weniger bekannte Datenbank für Bilder gewählt.
Auch für eigene Fotos gelten Regeln. So sollte von allen Personen, die im Mittelpunkt der Bilder stehen, eine schriftliche Genehmigung eingeholt werden. Das gilt insbesondere für Mitarbeiter. Was passiert denn im Falle einer Kündigung?
Datenschutz
Und schließlich werden die Daten im Internet aus der ganzen Welt in die ganze Welt geschickt. Der Luxus der einfachen Vernetzung verpflichtet. Denn als Steuerberater vertrauen uns Mandanten ihre persönlichen Daten an. Daher sind wir verpflichtet diese Daten zu schützen. Sobald wir neue Technologien einsetzen, so müssen wir genau wissen, was mit diesen Daten wo passiert. Wenn wir die Daten in fremde Hände geben, weil wir einen digitalen Helfer engagieren, so müssen wir diesen zur Sorgsamkeit verpflichten.
Fragen wir Daten auf der Homepage ab, so müssen wir an einiges denken. Dabei reicht schon eine E-Mail-Adresse für den Mandantenbrief.
Wir müssen dann verhindern, dass kein Anderer zuhört. Das kann man mit einer SSL-Verschlüsselung.
Eine schriftliche Vereinbarung zwischen uns und dem Service Anbieter haben. Bei einer eigenen Lösung mindestens zwischen uns und dem Provider.
Wir müssen dokumentieren, was mit den Daten passiert. Dabei getroffenen Sicherheitsmaßnahmen sind festzuhalten.
Wir müssen unseres Mandanten fragen, ob das in Ordnung geht. Dafür gibt es übrigens Datenschutzerklärungen.
Das resultiert schon aus unseren Berufspflichten. Es folgt aber auch aus dem Datenschutz Gesetz und eine Nichteinhaltung wird hoch bestraft. Die Regeln gelten daher nicht nur für uns, sondern auch für alle Unternehmen.
Dürfen wir Anbieter im Ausland für diese Dienste verwenden? JEIN, nur falls wir oben gesagtes versichern können. Woher wissen wir aber, ob die Gesetze im Ausland die Bedingungen erfüllen?
Dank der EU Datenschutz Reform ist das in der EU spätestens ab dem 25. Mai 2018 sicher.
Bei Unternehmen aus den USA, dann, wenn diese nach dem Privacy Shield zertifiziert sind. Eine Liste mit solchen Unternehmen ist im Netz verfügbar.
Die obigen Verpflichtung gelten auch in diesen Fällen alle. Auf die Plätze, fertig, go Digitalisierung.
Tool
Aus vielen Blog Systemen habe ich mich für WordPress entschieden. Ein Vorteil von WordPress liegt in seiner hohen Verbreitung:
Daher entwickeln viele Programmierer das System fort.
Das ist auch der Grund, warum eine große Auswahl an Vorlagen zur Verfügung stehen. Oder viele Designer diese Aufgabe übernehmen können.
Ebenfalls gut ist, dass die Zielgruppe keine Profis sind.
Deshalb sind teure Schulungen ein No-go.
Und es werden keinerlei technischen Fähigkeiten vorausgesetzt.
Auf der anderen Seite bringt die hohe Verbreitung Probleme. Die Folge sind automatisierte Angriffe. Hier können Plug-Ins oder Anbieter, die die technische Pflege übernehmen, Abhilfe schaffen. Ich habe mich letzt endlich für ein Plug-In entschieden. Es kümmert sich um die Gefahren. Dennoch ist ein sorgsamer Umgang mit den Passwörtern notwendig. Die Passwörter sollten mindestens aus 10 Zeichen, Groß- und Kleinbuchstaben sowie Zahlen und Sonderzeichen bestehen.
Vorlage eines Frame works
Nachdem ich ein Werkzeug gewählt habe, muss ich das Rad - Gott sei dank - nicht neu erfinden. Der Mandant soll sich auf der Homepage wohl fühlen. Das tut er, wenn er sich in seiner gewohnten digitalen Umwelt bewegt. Er will nicht extravagante Benutzerführungen, sondern eine Struktur, die er kennt. Sicherlich hat er aber nichts gegen dezente Akzente.
Zu diesem Zweck, gibt es ein großes Angebot für Vorlagen. Ich habe mich für eine schlichte Variante entschieden. Sie beinhaltet einerseits viele Elemente, mit welchen wir später experimentieren können. Auf der anderen Seite ist sie sehr einfach zu bedienen. Außerdem baut Divi auf gewohnte Elemente für den Nutzer auf.
Diese werden im Web übrigens oft in Frameworks gebündelt. Eines der Bekanntesten wäre Bootstrap, das die Design Elemente von Twitter versammelt. Auch ein Ausfluss der Digitalisierung.
Ready, steady, go Digitalisierung!
Fast am Ziel. Nachdem die Zutaten bekannt sind, brauchen wir noch einen Kochtopf. Einen Platz von welchem aus, wir die digitale Präsenz betreiben können. Ich habe dafür einen Cloud-Provider gewählt. Bei diesem konnte ich den Standort auf Frankfurt in Deutschland eingrenzen. Da er alle wichtigen Zertifikate hat, kann ich darauf vertrauen, dass er eine gewisse Sicherheit bietet.
Damit mich die Besucher erreichen können, gibt es Domains. Vorerst greife ich auf die taxenius.de zurück. Damit nicht jeder meine Besucher ausspionieren kann, habe ich für die Domain ein SSL-Zertifikat eingerichtet. Und los gehts!
